Informatiser sa ludothèque

 

Thèmes

  • A qui s’adresse ce guide ?
  • Qu’est-ce qui est mieux, Mac ou PC ?
  • Ordinateur de bureau ou portable ?
  • Quels domaines couvre Infoludo dans la gestion d’une ludothèque ? 
  • Si j’ai une difficulté ou une question, suis-je complètement  abandonnée à moi-même ?
  • J’ai déjà un logiciel ou des listes de jeux, dois-je tout réécrire manuellement  sous Infoludo ?
  • Quelle imprimante acheter pour ma ludothèque ?
  • Dois-je acheter une imprimante spéciale étiquettes ?
  • Dois-je faire des sauvegardes et est-ce toujours aussi compliqué de sauvegarder les données ?
  • Puis-je utiliser Infoludo en réseau ?
  • Nous n’avons pas encore de lecteur code-barres, est-il possible de l’ajouter plus tard ?
  • Notre ludothèque ne dispose pas d’Internet, Infoludo fonctionnera t’il quand même ?
  • Notre ludothèque aimerait disposer d’un site Interne, faite-vous également ce genre
    de conception ?
  • Gérer un site Internet, ça doit être très compliqué ?
  • Est-il possible de mettre en ligne le catalogue de nos jeux ?
  • J’ai vu qu’Infoludo permet d’imprimer de multiples rapports, statistiques, lettres, etc., puis-je les modifier ?
  • J’ai besoin d’un rapport spécifique, et il n’existe pas de base dans Infoludo, je suis coincée ?

 

A qui s’adresse ce guide ?

Ce guide s’adresse à toutes les personnes qui souhaitent informatiser leur ludothèque avec Infoludo, que ce soit pour le passage d’une gestion manuelle à une gestion informatisée ou d’un changement de logiciel de gestion.

Le contenu de ce document a été réalisé à partir des multiples questions qui me sont  posées par des ludothèques lors de leur passage à l’informatique et également à partir de mon expérience personnelle dans ce genre de projet.

 

Qu’est-ce qui est mieux, Mac ou PC ?

Le but n’est pas de rouvrir une nouvelle fois le débat sur la question de savoir si un Mac est mieux qu’un PC, mais plutôt de savoir si, dans le contexte étudié, quel serait le choix le plus judicieux.

Pour pouvoir utiliser Infoludo vous devez disposer d'un ordinateur fonctionnant sous Windows, les versions supportées sont Windows XP, Windows Vista, Windows Seven.

 

Ordinateur de bureau ou portable ?

Encore une fois, la réponse à cette question est sujette aux différents paramètres d’utilisation de l’ordinateur.

Les ordinateurs portables ont pour avantage leur encombrement réduit, si vous partagez vos locaux avec d’autres associations et devez ranger votre ordinateur à chaque fin de journée, la question ne se pose pas : un portable. Par contre si l’ordinateur peut demeurer en place, l’ordinateur de bureau reste l’outil de travail le plus pratique :

  • possibilité d’avoir un écran de grande taille
  • clavier / souris à la place d’un trackpad
  • clavier plus grand et plus adapté à la saisie de grande quantité de texte
  • possibilité de mettre en place des disques durs additionnels en interne
  • réparation plus aisée avec des composants moins chers
  • plus difficile à voler qu’un ordinateur portable
  • il est beaucoup plus rare de faire tomber un ordinateur de bureau qu’un portable

 

 

Quels domaines couvre Infoludo dans la gestion d’une ludothèque ?  

La réponse est : le logiciel Infoludo permet de gérer la totalité des activités d’une ludothèque !

 

  • base de données des jeux
  • base de données des membres
  • gestion des locations et retours des jeux
  • planning des vacances
  • impression des différents rapports
  • impression des étiquettes
  • impression des codes-barres
  • lettres de relance
  • calcul des amendes
  • réservation des jeux
  • statistiques
  • envoi d’e-mails
  • bons cadeaux
  • messagerie interne
  • gestion des heures du personnel de la ludothèque
  • base de données des fournisseurs et des éditeurs de jeux
  • mailings
  • et plus encore …

Infoludo peut être fourni selon deux options :

  • logiciel seul : le logiciel est envoyé par poste ou téléchargé directement depuis Internet.

  • logiciel + formation : le logiciel est installé par nos soins directement sur votre ordinateur et la formation qui se déroule sur une journée comprend une formation pour les administrateurs et les utilisateurs ainsi que les paramétrages de base du logiciel.

 

Si j’ai une difficulté ou une question à propos d’Infoludo, suis-je complètement  abandonné à moi-même ?

Bien sûr que non ! En cas de question ou de difficulté, vous avez plusieurs moyens de trouver de l’aide :

  • les vidéos d’aide : sur le site de GO-Soft on peut trouver une multitude de vidéos explicatives sur Infoludo. Au cas ou vous n’auriez pas Internet, vous pouvez accéder à ces vidéos au moyen du menu « aide » d’Infoludo.

  • le fichier d’aide : sur plus de 150 pages, le manuel utilisateur répond à la plupart des questions habituelles.

  • le contact par e-mail : avec Infoludo vous disposez gratuitement d’un support par e-mail durant la première année. Pendant les jours ouvrables, le temps moyen de réponse est inférieur à 24 heures.

  • la prise de contrôle à distance : si vous disposez d’une connexion Internet, Infoludo est équipé d’un module de bureau distant. Ce module permet, au moyen d’une connexion sécurisée, de nous connecter et d’intervenir à distance sur votre ordinateur. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur « assistance à distance » et de nous fournir les codes affichés sur le module.

    A savoir que le code « mot de passe » change automatiquement à chaque connexion, une fois la session terminée, un nouveau mot de passe sera nécessaire pour se connecter à votre ordinateur.

 

J’ai déjà un logiciel ou des listes de jeux, dois-je tout réécrire manuellement  sous Infoludo ?

Bien entendu non ! Dans 99% des cas, les données peuvent être transférées depuis le support existant vers le format de données d’Infoludo. Les données qui peuvent être transférées sont celles qui se rapportent aux jeux, aux membres, aux catégories, aux locations en cours, etc.

Des données ont déjà été transférées depuis de multiples formats : MySQL, Access, HyperFile, FileMaker, Excel, *.tab, *.csv, etc. La palme revient à l’importation de données d’un ordinateur Smacky qui datait de … 1985 !

En cas de doute, et même si vous ne possédez pas de Smacky,  il vous suffit de nous envoyer une copie de vos données. Il nous sera ainsi possible de vous répondre de manière précise dans quelle proportion le transfert pourra se faire. Ceci, bien entendu, sans aucun engagement de votre part.

… et si vous ne savez pas où se trouvent vos données, ou sous quelle forme elles se présentent, contactez-nous, ce n'est certainement pas perdu !

 

Imprimantes

 

Quelle imprimante acheter pour ma ludothèque ?

La réponse correcte devrait être : « celle que vous possédez déjà »J, en effet, la plupart des imprimantes actuelles peuvent faire l’affaire pour la bureautique de gestion d’un ludothèque.

Les deux types d’imprimante que l’on trouve sur le marché sont les imprimantes à jet d’encre et les imprimantes laser. Outre le mode de fonctionnement, une des principales différences entre ces deux types d’imprimantes est que les imprimantes laser sont généralement de type noir-blanc, alors que les imprimantes à jet d’encre peuvent imprimer en couleur. Depuis quelques temps, le prix des imprimantes laser couleur à tendance à diminuer rapidement …mais malheureusement pas le prix des cartouches de recharge de toner …

Si vous possédez une imprimante a jet d’encre et que cette dernière fonctionne correctement, il n’y a pas forcément matière à la changer. Si vous pensez utiliser les étiquettes code-barres avec Infoludo, veillez à ne pas utiliser de papier recyclé pour imprimer les étiquettes. Ce type de papier a tendance à baver facilement et il peut arriver que les lecteurs de code-barres n’arrivent pas à reconnaitre le code si ce dernier n’est pas imprimé correctement.

Si vous ne possédez pas encore d’imprimante, le choix d’un type dépendra du volume de vos impressions. Si vos seules impressions seront les étiquettes de jeux, les rapports de caisse et quelques lettres, une imprimante à jet d’encre ou une petite imprimante laser noir-blanc remplira parfaitement l’affaire.

Par contre si la campagne publicitaire de votre ludothèque va recouvrir la ville de centaines d’affiches en couleurs vantant les qualités de votre ludo, l’imprimante laser couleur sera incontournable … quoique …  dans ce cas, il est plus économique de confier l’impression de gros volumes à des entreprises  spécialisées dans l’impression numérique.

 

Dois-je acheter une imprimante spéciale étiquettes ?

Encore une fois, non ! Il existe des petites imprimantes dédiées exclusivement aux étiquettes. Le papier des ces  imprimantes se présente sous forme de rouleaux. Si vous n’avez pas d’utilisations spécifiques autres que les étiquettes de jeux, ce genre d’imprimante n’est de loin pas obligatoire. Les étiquettes des boîtes de jeux peuvent être imprimées directement sur du papier ordinaire et ensuite collées sur les jeux au moyen d’un film plastique autocollant.

Si vous désirez  imprimer des étiquettes directement sur des planches de vignettes autocollantes, Infoludo est tout à fait capable de le faire. Vous pourrez même choisir la position de départ de vos étiquettes afin de ne pas avoir de déchets si vous n’imprimez que quelques étiquettes à la fois. En plus les pilotes d'impression de ces petites imprimantes ne sont pas forcement standard et suivant votre système d'exploitation peuvent ne pas avoir été mis à jour ce qui peut créer quelques soucis non désirés.

 

Dois-je faire des sauvegarde et est-ce toujours aussi compliqué de sauvegarder les données ?

Le chapitre des sauvegardes devrait être imprimé en lettres MAJUSCULES et en caractères énormes ! Plaisanterie mise à part, si vous ne deviez ne garder qu’une seule fonction d’Infoludo, ce devrait être le bouton de sauvegarde !

De nos jours, en cas de panne, trouver un ordinateur bon marché (neuf ou occasion ) ne pose pas trop de problème. Vous avez perdu votre CD d’installation d’Infoludo ?  On vous renvoie une nouvelle copie … mais ça vous coutera quand même un café ;-)

Par contre en cas de perte de vos données … essayez d’imaginer combien de temps prendrait de tout réintroduire dans l’ordinateur ?

En fin de journée, lorsque l’on utilise l’assistant de bouclement, la sauvegarde est automatiquement proposée et se résume à cliquer sur un bouton, donc pas d'excuse pour ne pas le faire !.

Les sauvegardes d’Infoludo se présentent en un fichier unique. Ce fichier est compressé et « pèse » que quelques Ko, il comprend l'ensemble des fichiers de données et des fichiers de configuration.
Une clef USB de 4Go pourrait théoriquement contenir plus de 2600 sauvegardes. Avec deux ouvertures par semaines, vous êtes parés pour les 25 prochaines années !

Il est bien entendu possible d’utiliser un disque dur externe, un répertoire réseau ou tout autre support pour sauvegarder vos données.

Un conseil : ne conservez pas les supports de vos sauvegardes à proximité de votre ordinateur, cachez les ailleurs ! En cas de cambriolage, d’incendie ou autre, si les sauvegardes sont volées ou détruites vous ne pourrez ni réinstaller les données, ni les utiliser pour fournir aux assurances le détail de l'inventaire de vos jeux.

 

Puis-je utiliser Infoludo en réseau ?

Infoludo est prévu pour être utilisé par un seul ou plusieurs ordinateurs en réseau. Il est tout à fait envisageable de mettre en place plusieurs PC en réseau afin de disposer de différents points de locations. A noter qu’il est possible de dédier certains postes aux retours des jeux. Dans ce mode de fonctionnement, l’interface des postes des retours est simplifiée au maximum pour permettre aux personnes qui ont moins d’affinité avec l’informatique de pouvoir faire leurs premiers pas « à l’ordinateur ».

 

Nous n’avons pas encore de lecteur code-barre, est-il possible de l’ajouter plus tard ?

Le lecteur de code-barres n’est pas indispensable au fonctionnement d’Infoludo. Il est tout à fait possible l’ajouter par la suite ...  ou pas du tout. A vous de voir selon le taux de  fréquentation de votre ludothèque. Au cas ou vous voudriez ajouter ce genre de lecteur et que l’étiquetage de vos jeux est déjà en place, il est possible d’imprimer des planches d’étiquettes code-barres autocollantes qu’il suffira de coller sur les boîtes de jeux.

 

Notre ludothèque ne dispose pas d’Internet, Infoludo fonctionnera t’il quand même ?

Infoludo fonctionne très bien sans connexion avec le réseau Internet. Seules les fonctions qui utilisent le web ne fonctionneront pas : envoi de mail, recherche automatique des images des jeux, etc.

 

Notre ludothèque aimerait disposer d’un site Internet, proposez-vous également ce genre de prestations  ?

Oui, GO-Soft est également spécialisé dans la conception de sites Internet. Pour les sites Internet de ludothèques, nous privilégions le CMS Joomla !


Gérer un site Internet, ça doit être très très compliqué ?

Avec un site basé sur un CMS (système de gestion de contenu ) , la gestion d’un site Internet est ramenée à sa plus simple utilisation. La mise en place et le paramétrage est effectué par nos soins et il ne vous reste plus que la mise en place des textes et des photos. Un site Internet sous CMS peut contenir une multitude de modules :

  • galeries de photos
  • agendas des activités
  • pages d’articles
  • forums
  • etc…

 

Est-il possible de mettre en ligne le catalogue de nos jeux ?

Infoludo permet de mettre en ligne votre catalogue de jeux :

  • au moyen du module « webludo » : un seul clic sous Infoludo met à jour la liste de vos jeux sur Internet (y compris les photos des jeux)
  • au moyen d’un fichier pdf : vous exportez votre catalogue de jeux en format *.pdf (lisible par tout le monde) et vous l’intégrez dans une page web sous forme de lien.

 

 J’ai vu qu’Infoludo permet d’imprimer de multiples rapports, statistiques, lettres, etc., puis-je les modifier ?

Toutes les impressions, « états » dans le vocabulaire d’Infoludo, sont modifiables. Pour éditer une liste, une lettre ou tout autre état, il suffit de cliquer sur le bouton « modifier l’état » et ce dernier s’ouvre en mode édition.

Lorsque vous intervenez sur un état, vous ne le  modifiez pas réellement, vous créez simplement une copie qui va se substituer au fichier initial. En cas de soucis, il suffit de supprimer votre copie pour que l’état original reprenne ses droits. Vous ne risquez à aucun moment de supprimer un état intégré au logiciel.

J’ai besoin d’un rapport spécifique, et il n’existe pas de base dans Infoludo, je suis coincée ?

Encore une fois non ! Il est tout à fait possible de créer des rapports de toutes pièces. Des assistants simplifiés vous aident à choisir le type de rapport, les données à présenter. Il est possible de filtrer les données, de les trier et de les représenter sous forme de listes, tableaux, étiquettes, lettres, graphiques, d’agrémenter la présentation au moyen d’icones, de photos, etc..

Dans ce cas, la seule vraie  limite est votre imagination !

 

 

 

Nous espérons que, avec ces quelques lignes avoir pu répondre à toutes vos questions, si certaines devaient rester sans réponse, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse :

 

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